Kompetensi HRD Dalam Merumuskan Strategi Dan Perencanaan Pengelolaan SDM Secara Sistematis & Terukur

Strategi dan perencanaan pengelolaan SDM merupakan salah satu kunci utama dalam menentukan keberhasilan optimalisasi SDM dalam mencapai tujuan.  HR Department harus memiliki strategi dan perencanaan pengelolaan SDM yang kuat yang selaras dengan visi & misi organisasi.  Tanpa adanya pondasi yang kuat dalam strategi dan perencanaan pengelolaan SDM, maka organisasi tidak akan berjalan pada jalur tujuannya. Strategi yang kuat tentu harus didukung oleh struktur SDM yang efektif, komposisi SDM yang tepat, perencanaan SDM yang matang, dan kepemimpinan yang obyektif sebagai bagain dari aset organisasi yang bernilai untuk jangka panjang.

Perumusan strategi dan perencanaan pengelolaan SDM harus disusun dengan terencana, sistematis dan terukur.  Efektifitas penyusunan strategi dan perencanaan pengelolaan SDM dipengaruhi oleh kompetensi jabatan seorang HR dalam merancang sistem yang efektif sesuai dengan proses bisnis organisasi dan tujuan organisasi.  Strategi dan perencanaan pengelolaan SDM yang efektif harus didasari dari fungsi-fungsi utama dalam lingkup implementasi HR yang dapat dijalankan jabatan-jabatan HR didalamnya.  Implementasi dan perencanaan pengelolaan SDM disusun secara sistematis dengan melihat kebutuhan implementasi dari tahapan awal hingga kembali ke tahapan awal tersebut dimana secara terus-menerus berjalan sesuai tahapannya (continuous process).

Jabatan seorang HR sesuai SKKNI diharuskan memiliki kualifikasi kompetensi dalam perumusan strategi dan perencanaan SDM untuk mencapai tujuan organisasi.  Khususnya untuk leveling managerial, maka seorang HR harus mampu membuat strategi dan perencanaan SDM yang efektif dan optimal sebagai ukuran dalam keberhasilan individu, tim maupun organisasi.  Seorang HR dituntut harus bisa menyusun kebijakan HR secara implementatif dalam sistem maupun struktural yang dapat dijalankan oleh seluruh karyawan didalam organisasi tersebut.

Tujuan dari perumusan strategi Human Resources di tingkat organisasi tak lain adalah menentukan sasaran yang tepat, termasuk sejauh menyangkut sumber daya manusia, baik dari segi kuantitas dan kualitas, sistem, struktur, pengembangan, kinerja, dan lain-lain sampai pada sasaran tingkat kepuasan karyawan.

HR harus melakukan perencanaan pengelolaan SDM secara efektif dan optimal yang bertujuan untuk:

1. Mengintegrasikan strategi SDM dalam strategi keseluruhan organisasi;
2. Menarik dan mempertahankan SDM yang kompeten;
3. Mengintegrasikan kepegawaian dengan tujuan organisasi dengan mengantisipasi defisit atau surplus;
4. Mengembangkan SDM yang ada secara efektif dan terarah;
5. Meningkatkan produktivitas SDM.
6. Meningkatkan daya saing didalam organisasi
7. Meningkatkan kepuasan SDM kepada organisasi

Self Improvement

Sumber daya (resources) besar yang dimiliki oleh setiap individu adalah potensi diri. Potensi menjadi asset yang luar biasa apabila dioptimalkan dengan baik. Meningkatkan potensi diri dengan pendekatan Improving Yourself adalah proses dimana seorang individu harus mengetahui kemampuan yang dimiliki dan mencoba menerapkannya kedalam kehidupan sehari-hari dan juga di dalam dunia kerja.  Beberapa cara melakukan self improvement yang dapat dilakukan antara lain:

• Apa yang Anda lakukan hari ini akan menentukan kesiapan Anda untuk besok, luangkan waktu sejenak setiap hari untuk melakukan evaluasi diri sendiri yang dapat membuat anda besok merasa lebih berbeda daripada hari ini.
• Melihatlah kedepan untuk suatu perubahan kecil yang lebih baik.
• Tidak ada salahnya belajar dari "pengalaman orang lain" ketimbang harus mencoba segala sesuatu untuk diri sendiri yang kita sendiri terkadang merasa ragu melangkah. Yang terpenting jangan pernah takut  untuk bertanya kepada orang lain.
•  Dalam menghadapi masalah lebih baik bersikap tenang dan tidak tergesa-gesa.
• Tidak mudah menyerah atau patah semangat dalam menghadapi konflik yang terjadi di dalam lingkungan sekitar atau urusan pribadi

Jika Saya Seorang Freshgraduate, Seberapa Serius Dalam Menulis CV?

Curriculum Vitae (CV) merupakan media representasi diri kita dalam menampilkan profil diri dalam dunia kerja. Bisa dikatakan representasi dalam personal branding seseorang ketika melamar pekerjaan pada umumnya. Personal branding adalah salah satu cara seseorang untuk meningkatkan image diri secara sosial.

Bagi freshgraduate, CV merupakan suatu hal yang sangat penting. Sebagian besar pelamar kerja menyebutkan bahwa karir masa depan seseorang dapat ditentukan dengan menuliskan sebuah CV yang menarik. CV yang dibuat menarik tentu saja akan "memikat hati" para recruiter. Menarik disini tidak hanya dari sisi penampilan saja, namun didesain dengan content yang tepat, terarah jelas, dan informatif.  

Ketika menuliskan CV, tentu saja akan saya persiapkan betul agar pembacanya nanti terpikat pada "pandangan pertama". Iya memang itu strategi "caper" saya, namun tidak berlebihan dari content dan tujuannya. Sewaktu saya freshgraduate dulu, saya cukup menuliskan CV 1-2 halaman yang dibuat menarik, singkat, padat & jelas. Namun kalau sekarang ini mungkin lebih dari itu, karena seiring dengan bertambahnya pengalaman, maka akan saya tuliskan dalam porto folio khusus yang memuat rubrik "detail project/specialist".

CV yang saya tulis utamanya memuat biodata lengkap, seperti: nama lengkap, tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, usia, alamat (KTP), alamat domisili, email dan nomor telepon. Khusus untuk nomor telepon (HP) & alamat email selalu saya letakan khusus di bagian paling startegis dari CV saya, yang mudah dilihat oleh pembacanya. Tentu saja nomor telepon (HP) yang saya tampikan adalah nomor yang aktif dan bisa dihubungi 24 jam (dengan harap-harap cemas & pikiran positif menunggu telepon dari HRD perusahaan). Alamat email (aktif) pun tidak lupa saya cantumkan dengan pikiran positif bahwa memang jika sewaktu tidak bisa dihubungi, melalui telepon, maka HRD perusahaan akan mengirimkan invitation melalui email. Ohiyaa alamat email yang saya cantumkan tentu saja alamat email yang serius (rockyvalentino@gmail.com), bukan alamat email yang dipandang jauh dari keseriusan, seperti mamasganteng@yahoo.com, cuteabiez@gmail.com, dll.

Kemudian saya selalu menuliskan riwayat pendidikan lengkap mulai dari jenjang tertinggi, sampai jenjang terendah. Selain riwayat pendidikan, hal penting yang saya tuliskan adalah pengalaman berorganisasi dari informasi terbaru sampai dengan lama. Poin ketiganya, saya menuliskan pengalaman kerja. Hal inilah yang membuat saya bingung sewaktu freshgraduate dulu, dimana freshgraduate identik seseorang yang belum bekerja. Namun dalam CV saya dulu, saya tetap menuliskan pengalaman kerja, dimana isinya adalah pengalaman kerja non-formal. Seperti: pengalaman praktek, magang di perusahaan X, asisten laboratorium mata kuliah X, bahkan pengalaman sewaktu KKN ketika bikin program sosialisasi ke masyarakat pun saya tulis. Saya juga tambahakan keberhasilan project/comitte lho, seperti berhasil melakukan sosialisasi ke 100 warga dalam program KKN, Menyelesaikan tugas menjadi asisten dosen untuk 3 kelas, serta sukses menjadi ketua panitia kegiatan kepanitiaan mahasiswa. Dan sewaktu pengalaman interview pertama kali, justru pengalaman bersosialisasi dengan masyarakat itulah yang ditanyakan. Dan nyatanya HRD perusahaan waktu itu "terpikat" dengan program yang saya buat sampai dengan program itu selesai. yess itu bagian dari soft competency.

Poin keempat yang saya tuliskan adalah pengalaman training/seminar yang pernah saya ikuti. Tentu saja training/seminar yang saya tuliskan relevan dengan job yang dilamar. Selain itu, saya juga menuliskan key kompetensi yang dikuasai sesuai dengan pengetahuan dan skill yang dimiliki dan relevan dengan job yang dilamar. Untuk bisa menuliskan key kompetensi itu tentu saja saya banyak membaca referensi dari buku-buku kompetensi kerja sesuai dengan bidang yang dilamar. Dan yang terakhir dengan percaya diri selalu saya tuliskan referensi yang saya miliki. Saya berpikir hal tersebut sebagai bentuk rekanan/relasi dimana orang lain bisa mendapatkan informasi tambahan dari orang yang saya tuliskan dalam kolom referensi. Tidak banyak memang sewaktu freshgraduate dulu terkait referensi yang saya tulis. Misalnya seperti dosen pembimbing, supervisor tempat praktek, dan ketua RT sewaktu saya KKN (hehehee). Positif dan Optimis! Semoga bermanfaat dan berhasil dalam mencapai impian karirmu kedepan. Dan selalu berdoa untuk suatu hal yang positif untuk target karir yang ingin dicapai.

@rockyvalentino

Disruptive Innovation Dalam Praktek Psikologi Industri

Akhir-akhir ini kita sering mendengar istilah disruptive innovation baik di buku-buku referensi, acara pelatihan, seminar, workshop, media sosial, berita TV, dan lain-lain.  Sebagian besar ada yang membicarakan tentang isu-isu terbaru yang ditemui dalam peristiwa sehari-hari dikaitkan dengan disruptive innovation.  Sebut saja seperti brand Kodak yang dulu berdiri dari tahun 1892, sangat perkasa di bisnis produk kamera, fotografi dan pencetak tiba-tiba bisnisnya ambruk. Kemudian mulai populernya Uber, Grab dan Go-jek beberapa tahun ke belakang menjadi pemicu bermunculan perusahaan-perusahaan startup di Indonesia. Tokopedia, Bukalapak, Traveloka, dan lain-lainnya yang memanjakan kita untuk berbelanja dan berpergian ke luar kota.  Kasus terakhir yang membuat banyak orang kaget yaitu tutupnya beberapa gerai toko Matahari di beberapa wilayah di Indonesia.  Kita tahu jika brand Matahari merupakan salah satu retail terbesar dan menjadi favorit keluarga untuk berbelanja dari jaman tahun 1990an.

Disruptive innovation atau dalam terjemahan bahasa Indonesia  yaitu inovasi disruptif adalah inovasi yang menggambarkan setiap situasi dimana suatu industri terguncang dan industri yang telah sukses sebelumnya akan tersandung (Christensen, Raynor & McDonald, 2015). Pengertian lain disruptive innovation adalah  inovasi yang membantu menciptakan pasar baru, mengganggu atau merusak pasar yang sudah ada, dan pada akhirnya menggantikan teknologi terdahulu tersebut. Proses inovasi tersebut tentu saja dinilai positif untuk mengembangkan jenis barang atau produk baru yang dapat bersaing dengan jenis barang atau jasa lainnya yang sudah ada, dan justru pada akhirnya pengembang baru tersebut dapat menjadi lebih sukses dan berkembang sehingga mengakibatkan pelaku pasar sebelumnya terancam ataupun terganggu.  Bisa dikatakan bahwa pelaku pasar sebelumnya yang terancam tadi tidak melakukan inovasi yang lebih besar dari sebelumnya, maka akan tergerus dan akhirnya kalah bersaing hingga tergantikan dengan yang baru.

Tentu kita masih ingat dengan era Friendster, yang awal kali mengenalkan kita pada dunia social media.  Orang-orang mulai banyak tergerak untuk membuat akun di Friendster tersebut, mulai berteman dengan dunia maya, bertukar informasi terbaru, dan lain-lain. Pada akhirnya muncul Facebook yang menawarkan tampilan yang lebih fresh, tidak hanya bertukar informasi baru, justru ditambah dengan chating, foto, video, dan konten lainnya yang dapat diakses dengan mudah di handphone. Secara tidak langsung Friendster pun tergantikan oleh inovasi yang dilakukan oleh Facebook tersebut.

Pada tahun 2000an ketika kita ditanya oleh kawan, handphone favoritmu apa sih? Banyak yang menyebut merk Nokia, tidak banyak yang menyebut merk Samsung. Merk Nokia yang terkenal awet, baterai tahan lama, bisa ganti-ganti casing, ada permainannya, dan lain-lain. Tapi pada era saat ini apa yang terjadi dengan Nokia? Tahun 2012 – 2013 Nokia resmi menutup pabriknya dan justru Samsung yang dulu dipandang sebelah mata, saat ini lebih berjaya di pasar android.

Inovasi yang mengganggu lebih banyak mengarah pada jenis inovasi teknologi, baik dalam menghasilkan barang maupun jasa.  Justru inovasi teknologi inilah yang mengancam hilangnya teknologi sebelumnya yang ada.  Contohnya seperti handphone/ponsel yang menggantikan telepon rumah ataupun telepon umum (wartel), transportasi online yang mengancam transportasi konvensional seperti ojek, becak, angkot, dll.  Listrik yang menggantikan lampu minyak ataupun lilin, Traktor yang menggantikan tenaga kerbau untuk membajak sawah, Email yang telah menggantikan mesin fax dan surat menyurat. Proses packaging mulai digantikan dengan mesin otomatis. Seiring dengan proses penggantian tersebut maka secara langsung klasifikasi pekerjaan pun akan bergeser, dapat digantikan, ataupun hilang dan diganti dengan klasifikasi pekerjaan baru. Disruptive innovation secara langsung maupun tidak langsung akan berdampak pada semua jenis industri, pekerjaan, dan pasar.

Bagaimana relevansinya dengan praktek psikologi? Disruptive innovation pada saat ini tidak menghilangkan praktek psikologi. Namun ada beberapa fungsi yang bergeser, digantikan dan muncul fungsi baru.  Kami sendiri sebagai praktisi psikologi industri mulai merasakan dampak dari disruptive innovation yang terjadi di beberapa perusahaan.  Apalagi jika seorang lulusan psikologi bekerja sebagai Human Resources ataupun Human Capital didalam suatu perusahaan. Proses perubahan akan banyak berdampak pada konteks fungsi pekerjaan yang ditangani oleh praktisi psikologi industri, antara lain:

1.  Recruitment & Selection

Fungsi pekerjaan ini dapat dikatakan menjadi primadona bagi lulusan psikologi. Mereka pada umumnya memiliki kemampuan melakukan rekrutmen SDM dan asessmen menggunakan alat tes psikologi. Jika dijabarkan fungsi operasional pekerjaan sebagai recruitment & selection yaitu mulai dari proses merencanakan SDM, melakukan job posting, melakukan seleksi berkas administrasi, pemanggilan kandidat, seleksi tes, interview, proses negosiasi, MCU, dan terakhir adalah penerimaan dan penempatan karyawan baru.  Dampak dari disruptive innovation saat ini, bahwa proses tersebut bisa dilakukan dengan alih teknologi.  Teknologi dimana proses pekerjaan tersebut menggunakan e-recruitment management system atau bisa bekerja sama dengan vendor/headhunter maupun menggunakan aplikasi jasa rekrutmen.  Bahkan saat ini dengan mudah dijumpai aplikasi-aplikasi yang dapat diunduh menggunakan android untuk aplikasi rekrutmen SDM.

Bagaimana dengan tes psikologi? Kami pun menyaksikan juga dibeberapa perusahaan yang masih menggunakan tes psikologi karena bagi perusahaan proses ini sangat penting untuk mendapatkan kandidat yang memiliki high-po (potensi besar).  Namun ada sebagian perusahaan yang dalam penyajian tes psikologi sudah berbasis pada software tertentu sehingga penyajian dan skoringnya lebih cepat dan praktis.  Disamping itu proses asessmen pun sekarang banyak dijumpai perusahaan-perusahaan yang memiliki dan mengembangkan tools asessmen sendiri sesuai kebutuhan kualifikasi jabatan di internal perusahaan ini. Bahkan beberapa perusahaan sudah mulai mengembangkan assessment center.

Oleh karena itu melihat dampak dari disruptive innovation diatas, maka  kedepannya para lulusan psikologi sebaiknya tidak hanya memiliki satu kompetensi di bidang rekrutmen saja, namun perlu mengembangkan kompetensi yang lebih startegis ke fungsi Human Resources maupun Human Capital lainnya. Di perusahaan tempat kami bekerja saat ini, proses rekrutmen dilakukan dengan membangun branding perusahaan melalui website maupun social media (linkedin) resmi perusahaan, sehingga rekruter bisa berkomunikasi langsung kepada calon kandidat, bekerjasama dengan tim corporate communication untuk melakukan job posting, seleksi lamaran dan CV menggunakan sistem online, interview menggunakan skype ataupun google duo yang bisa menjangkau di seluruh wilayah di Indonesia maupun diluar Indonesia, proses asessmen psikologi cukup berkolaborasi dengan partner/vendor sesuai kota domisili kandidat, dan terakhir proses induction dilakukan secara terpusat.

2.  Personnel Management

Fungsi pekerjaan ini lebih banyak pada proses administrasi kepegawaian, atau istilah lainnya adalah kepersonaliaan. Lingkup pekerjaan mulai dari data karyawan masuk, absensi karyawan, perhitungan lembur, perhitungan salary, dinas, cuti, pajak, asuransi dan benefit yang diterima karyawan. Dampak dari disruptive innovation saat ini, proses tersebut bisa dilakukan dengan sistem HRIS. Human Resources Information System (HRIS) sudah mencakup seluruh proses administrasi HR secara sistem. Yang dapat dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri maupun bekerjasama dengan IT developer.  Oleh karena itu praktisi psikologi industri yang bekerja di fungsi personnel management justru kedepannya harus mampu melakukan improvement system menggunakan teknologi terbaru dalam menyesuaikan perubahan sistem kedepannya.

Kami mengamati dibeberapa perusahaan sudah mulai menggunakan sistem Human Resources maupun Human Capital yang terintegrasi.  Contohnya seperti karyawan di sebuah perusahaan yang akan mengajukan cuti, tidak perlu lagi meminta formulir cuti ke Human Resources Department, kemudian meminta tanda tangan atasan langsung/tidak langsung/manager, dan mengembalikan formulir yang sudah ditandatangani ke Human Resources Department.  Karyawan tersebut cukup buka android, masukan akun kepegawaiannya dan tinggal tekan aplikasi dan approval dilakukan oleh sistem. Dan bisa dilakukan dimanapun.

3.  Training & Development

Fungsi ini menurut kami sangat penting sekali dalam implementasi Human Resources maupun Human Capital.  Jika melihat kondisi lalu, justru banyak perusahaan yang memburu lulusan psikologi ataupun manajemen SDM untuk ditempatkan diposisi ini.  Mengapa? Tentu saja mereka mencari orang yang bisa memberikan pelatihan, memiliki komunikasi yang baik, bisa menyampaikan materi, dan lain-lain.  Fungsi operasional pekerjaan ini meliputi analisa kebutuhan pelatihan & pengembangan, merencanakan program, menyusun program, melaksanakan program, mengevaluasi program dan melaporkan efektivitas program.

Di perusahaan kami bekerja saat ini, tim sedang mengembangkan model e-learning.  Proses e-learning ini sendiri akan melibatkan seluruh karyawan.  Masing-masing karyawan akan menuliskan dan memberikan materi e-learning sesuai dengan kompetensi bidang yang dikuasainya. Kemudian e-learning tersebut dapat diakses oleh seluruh karyawan lainnya, baik di Jakarta maupun di masing-masing site project yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.  Dengan model seperti itu maka pembelajaran dapat diakses oleh seluruh karyawan. Pengetahuan dan pemahaman karyawan akan meningkat dengan didasarkan pada pre-test dan post test serta apabila post test dinyatakan lulus oleh sistem, maka sertifikat dapat dicetak mandiri secara online.  Proses diskusi dan permintaan kebutuhan e-learning selanjutnya pun dapat disampaikan secara online melalui forum diskusi e-learning tersebut.

Selain contoh kasus diatas, pada saat ini perusahaan mulai serius untuk mengembangkan dan menciptakan Corporate university sesuai dengan core business masing-masing perusahaan.  Seperti Corpu Telkom, Corpu BCA, Corpu PLN, Corpu Sampoerna, Corpu BRI, Corpu Astra, dan lain-lain.  Oleh karena itu persaingan kedepannya pun akan terlihat sangat ketat dalam bidang pembelajaran dengan universitas-universitas yang sudah ada.

4.  Human Capital Performance

Isu besar didalam era disruptive innovation terkait dengan human capital performance tidak lagi tentang tools penyusunan performance maupun metode yang digunakan dalam KPI.  Namun justru mengarah pada proses penciptaan peranan penting dalam menghadapi isu VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity) yang harus didorong oleh para praktisi psikologi industri.  Bagaimana memulainya? Perlu diketahui, bahwa perpaduan dari optimalisasi kompetensi yang mampu menghasilkan kinerja yang optimal di masa depan.  Kompetensi masih menjadi isu utama dalam pengembangan organisasi, tim maupun individu.  Yang menjadi tantangan era disruptive innovation adalah bagaimana kita sebagai praktisi psikologi industri mampu menumbuhkan optimisme dalam diri karyawan.  Kita tahu bahwa dampak dari distruptive innovation adalah ketidakpastian (jika perusahaan tidak mampu berinovasi). 

Oleh karena itu tujuan utama dalam fungsi ini adalah menciptakan karyawan-karyawan yang siap secara psikologis seperti keyakinan diri, harapan, optimis, dan kegembiraan (psychological capital; Luthan, 2005).  Dengan mereka memiliki karakteristik keyakinan diri maka akan muncul keberanian dalam berinovasi secara terus menerus. Dengan mereka memiliki harapan maka gambaran positif terhadap kinerja yang dapat dicapai memiliki arti penting bagi keberhasilan perusahaan. Dengan mereka memiliki sikap optimis maka akibat yang ditimbulkan dari disruptive innovation tidak berpengaruh pada semangat dan dorongan untuk terus maju berkembang. Dan dengan mereka memiliki kegembiraan maka muncul perasaan senang dalam bekerja, bekerja dengan senang hati dan menjelma menjadi happy worker.

Dan yang perlu diketahui bersama bahwa generasi yang akan dihadapi kedepannya adalah generasi millennials. Sehingga sebagai praktisi psikologi industri yang perlu ditumbuhkan oleh mereka dalam menghadapi VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, dan Ambiguity) adalah vision, understanding, clarity dan agility.  Bagaimana caranya? Mari kita mulai lakukan bersama.  Peluang yang sangat terbuka adalah menemukan cara bagaimana pola pikir karyawan yang ada dapat ditransformasikan menjadi inovasi yang paling sukses. Mengintegrasikan peran pengetahuan, keterampilan dan sikap (KSA) yang dimiliki oleh karyawan dengan kompetensi bisnis perusahaan.

5.  Talent Management

Kita tahu bahwa talenta adalah orang - orang yang memiliki kualitas unggul ataupun terbaik dari proses seleksi yang kemudian dikembangkan, dibina oleh sebuah sistem organisasi untuk proses jangka panjang. Merekalah orang-orang yang sudah dipersiapkan untuk menjadi pemimpin perusahaan di masa mendatang.  Isu utama di era disruptive innovation adalah sejauhmana perusahaan dapat mempertahankan talenta-talenta yang dimiliki dengan komitmen mereka.  Jika kami mengamati pergesaran mindset karyawan saat ini adalah mereka bekerja untuk mendapatkan penghasilan tinggi, kebebasan berekspresi, fleksibilitas, dan passion.  Ketika mereka mendapatkan tawaran dari perusahaan lain sesuai dengan kebutuhan mereka, tanpa berpikir panjang mereka pun siap bergerak ke tempat yang mereka inginkan.  Padahal mereka tidak melamar pekerjaan.  Lantas bagaimana caranya? Era teknologi, segala sesuatu informasi bisa didapatkan dengan mudah.  Jika kita ingin mencari seorang dengan skill tertentu tinggal masukan kata kuncinya lalu tekan tombol search.  Jika sudah didapatkan maka, mereka bisa berkomunikasi melalui mobile message, social media ataupun email.  Yang akan dihadapi oleh praktisi psikologi industri kedepan bersamaan dengan era millennials adalah bagaimana kita bisa mengelola turnover dengan angka paling rendah,  cepat dalam mendapatkan kandidat yang tepat dan kompeten, serta mengembangkan talenta mereka supaya menjadi pemimpin masa depan. 

Kompetensi baru yang harus dimiliki seorang praktisi psikologi industri adalah kemampuan dalam memilih, mengembangkan dan mematangkan talenta didalam organisasi.  Mulai  mengembangkan dan memperkuat karyawan baru pada proses pertama kali masuk perusahaan (onboarding). Memelihara dan mengembangkan pegawai yang sudah ada di perusahaan. Menarik sebanyak mungkin pegawai yang memiliki kompetensi, komitmen dan karakter unggul bekerja pada perusahaan yang memiliki karakteristik vision, understanding, clarity dan agility.

6.  Organizational Change & Innovators

Inovasi merupakan sebuah langkah pasti yang harus dilakukan sebuah organisasi setiap hari. Kami pun yang setiap hari bekerja dan berinteraksi dengan banyak orang melihat kebutuhan itu.  Apalagi sebuah organisasi besar yang terkena dampak dari disruptive innovation maka akan terus mengubah cara orang untuk bekerja.

Jika kita menyebutkan perusahaan seperti Tesla ataupun GE adalah perusahaan dengan nama besar dimasing-masing bidangnya, pastilah tidak jauh dari inovasi.  Bahkan justru mereka sudah mulai lebih dulu untuk memikirkan inovasi kedepan termasuk akan kebutuhan mobil listrik. Dampak dari inovasi yang dilakukannya sangat besar terhadap bisnis-bisnis lainnya yang mendukung.  Sebut saja perusahaan energi, industri komponen mobil, ketersediaan software system, battery, bengkel, dan lain-lain. Bisa dibayangkan dampak dari disruptive innovation pada satu jenis inovasi tersebut.

Praktisi psikologi industri perlu memahami perubahan bisnis tersebut.  Sehingga mampu berperan penting sebagai leader dalam proses perubahan itu.  Ketika kami menjadi bagian penting dalam transformasi bisnis sebuah perusahaan, maka mau tidak mau kami pun harus mempersiapkan pondasi kuat sebagai bagian dari proses transformasi tersebut. Mulai dari asessmen organisasi, mempersiapkan perangkat struktur, mendorong visi dan misi yang jelas, memastikan culture yang ada, menyusun perangkat sistem dan implementasi dan mempersiapkan SDM yang siap. Prosesnya tidak bisa cepat karena membutuhkan waktu untuk memahami betul tentang proses bisnis yang dijalankan.  Mengapa itu harus dilakukan?karena itu menjadi modal utama untuk dapat melakukan proses perubahan didalam organisasi.

Pada paragraf terakhir tulisan ini kami perlu kami sampaikan bahwa yang abadi di dunia ini, salah satunya adalah perubahan.  Jadi mau tidak mau kita harus menghadapi perubahan yang ada.  Perubahan adalah bentuk dari proses inovasi yang berkembang ke arah yang lebih baik.  Agar kita bisa mengikuti perubahan dan menikmati perubahan itu, maka kita harus ikut berubah.  Merubah pandangan terhadap sesuatu dari sudut pandang positif. Meyakini perubahan ini dapat dilakukan sesuai dengan rencana.  Mengajak orang lain untuk mengikuti perubahan yang dilakukan. Meyakini perubahan itu dengan rasa optimis. Kemudian yang perlu di atur ulang mindset ini adalah bahwa era disruptive innovation ini tidak membuat kita terjebak dalam kompetisi bisnis.  Namun ini adalah peluang kita untuk berkolaborasi untuk mencapai tujuan bisnis. Oleh karena itu dalam praktek psikologi industri, kita harus dapat berperan sebagai inovator dalam perubahan yang terjadi pada individu, tim dan organisasi.

THE IWATANI –API/IWS WELDING CONTEST IN INDONESIA 2017

The Iwatani - API/IWS Welding Contest in Indonesia 2017 merupakan kompetisi dalam bidang  kompetensi pengelasan yang diselenggarakan oleh Asosiasi Pengelasan Indonesia (API/IWS) bekerjasama IWATANI Corporation untuk meningkatkan kompetensi pekerja las didaerah Jabodetabek, Karawang & Banten.  Kompetisi ini mulai diselenggarakan pada tahun 2016 lalu dan kembali diselenggarakan pada tahun 2017 ini dengan tujuannya yaitu untuk meningkatkan ketrampilan pengelasan serta memperbaiki teknologi pengelasan dan pengembangan ekonomi Indonesia melalui pelatihan teknologi pengelasan.

Beberapa perusahaan dari tahun 2016 kemarin sudah mengirimkan karyawannya sebagai kontestan untuk mengikuti kompetisi tersebut.  Perlu diketahui bahwa penyelenggaraan pertama The Iwatani - API/IWS Welding Contest tahun 2016 lalu kontestan telah terpilih pemenang dan finalis dari berbagai kontestan perusahaan yang ikut serta. 

The Iwatani - API/IWS Welding Contest in Indonesia 2017 diselenggarakan di Balai Besar Pengembangan Latihan Kerja (BBPLK) Bekasi dan Serang dengan peserta kurang lebih 160 kontestan. Acara tersebut ternyata tidak hanya menyajikan suasana kompetisi saja, namun sesuai dengan tujuan diatas, diselenggarakan pula welding seminar & award ceremony yang merupakan rangkaian keseluruhan acara itu. 

Proses kompetisi ini terdiri dari berbagai tahap, pertama harus melakukan verifikasi pendaftaran.  Konsestan terdaftar dalam keanggotaan API/IWS ataupun mendapatkan rekomendasi dari perusahaan.  Jika sudah terverifikasi dengan baik, maka tahap selanjutnya adalah babak kualifikasi.  Kualifikasi yang diujikan bersifat teknis bidang pengelasan dengan ketentuan yang sudah disampaikan oleh juri kepada masing-masing kontestan.  Babak kualifikasi ini yang nantinya akan mendapatkan 40 finalis terbaik dan akan mengikuti tahap final.  Tahap final dilakukan penjurian sesuai dengan jumlah skor ujian praktek dan ujian tertulis. Dan dari proses final tersebut akan dipilih pemenang 1 hingga ke-3, pemenang ke-4 sampai ke-8.

Hasil yang dicapai oleh kontestan bervariatif dan tentu saja pencapaian tersebut tentu saja menjadi kebanggaan tersendiri bagi mereka sebagai perwakilan dari perusahaan.  Terlebih usaha-usaha yang telah dilakukan tentu saja tidak mudah meskipun harus berkompetisi dengan ratusan kontestan dari berbagai perusahaan lain.  Hasil dari tahun 2017 ini tentu saja akan memberikan motivasi yang tinggi untuk kembali berkompetisi tahun depan dengan persiapan dan usaha-usaha maksimal untuk mendapatkan hasil yang optimal.  Dan tentu saja kontestan yang telah mengikuti The Iwatani - API/IWS Welding Contest in Indonesia 2017  dapat berbagi pengalaman dan menjadi mentor untuk calon-calon konstestan lainnya yang akan dikirimkan kembali di tahun mendatang mewakili perusahaan.

Pentingnya Penerapan Good Corporate Governance (GCG) Sesuai dengan Prinsip & Tata Nilai perusahaan

Pagi ini saya membuka sesi materi GCG & COC dengan perkenalan diri dan cerita “hook” tentang prinsip & tata nilai yang telah peserta dapatkan pada hari pertama pelatihan.  “Rekan-rekan semua masih ingat tidak dengan cerita dari Ibu Yani Panigoro kemarin? Rekan-rekan ingat tidak apa yang telah disampaikan oleh Pak Susbandono kemarin?”

Ibu Yani Panigoro bercerita tentang perkembangan bisnis MEDCO Group dari awal berdiri hingga berkembang saat ini dari Sabang – Merauke.  Diceritakan bahwa Pak Arifin Panigoro punya karakter yang kuat, kemauan untuk membangun bisnisnya di bidang Minyak & Gas, padahal beliau bukan dari latar belakang pertambangan, melainkan seorang lulusan Teknik Elektro.

Pak Arifin Panigoro waktu itu juga tidak punya rencana akan sampai berkembang bisnisnya dari Sabang – Merauke bahkan dibeberapa Negara lain.  Tidak ada yang tahu, saya pun juga tidak tahu jalan pikirannya beliau, tapi karena prinsipnya sangat kuat, intuisi dan inovasi menjadi kekuatan sudah melekat.

Kemudian Pak PM Susbandono kemarin bercerita tentang tata nilai, bagaimana tentang nilai-nilai yang kita miliki ini berkembang, dimana culture bangsa melebur menjadi nilai dan perilaku seseorang.  Seperti budaya orang Singapura dan budaya orang Jepang.  Kita harus akui bahwa Singapura itu lebih baik dari orang Indonesia terkait nilai dan perilakunya karena sistem yang mengatur, ada aturan-aturan yang mengikat mereka, pemerintah juga tegas terhadap penegakan pelanggaran.  Jepang pun lebih baik dari Indonesia dan Singapura karena ternyata karakter mereka terbangun dari rasa tanggungjawab yang tinggi, masing-masing orang disana memiliki tanggungjawab yang luar biasa dan memiliki kepercayaan yang tinggi.

Lalu apa hubungannya dengan GCG & COC? GCG & COC itu apa?

GCG atau kepanjangannya adalah Good Corporate Governance. GCG adalah proses dan struktur yang ditetapkan dalam menjalankan perusahaan, dengan tujuan utama meningkatkan nilai pemegang saham dalam jangka panjang, dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholders yang lain.

Ada proses dan struktur yang merupakan sistem terkait dengan peningkatan nilai-nilai.  Perusahaan MEDCO dibangun dengan prinsip dan nilai yang baik oleh pendirinya Pak Arifin Panigoro, dan tentu saja supaya perusahaan ini terus maju untuk jangka waktu lama kedepannya.  Oleh karena itu diperlukan suatu sistem atau seperangkat yang mengatur berdasarkan prinsip & nilai-nilai yang dikembangkan dimana merupakan karakter kuat sebagai value-nya perusahaan.

Sistem yang diatur berdasarkan prinsip dan tata nilai MEDCO yaitu Professional, Terbuka, Etis & Inovatif ini idealnya harus dianut oleh seluruh karyawan agar memiliki nilai-nilai yang baik sehingga bisa terus mengembangkan bisnisnya jangka panjang.  Perusahaan punya nilai yang baik dengan GCG yang baik maka akan meningkatkan brand image perusahaan untuk eksternal agar terus dipercaya.

GCG merupakan Separangkat peraturan yang mengatur hubungan yang berkaitan dengan hak dan kewajiban dari  :

• Pemegang Saham
• Pengurus (Pengelola) Perusahaan
• Pihak Kreditor,
• Pemerintah,
• Karyawan, serta
• Para Pemegang Kepentingan Internal & Eksternal lainnya seperti: Pelanggan; Supplier; Masyarakat; dll

Pengelolaan perusahaan tidak dapat dilepaskan dari aturan-aturan main yang selalu harus diterima dalam pergaulan sosial, baik aturan hukum maupun aturan moral atau etika. Pembentukan citra yang baik terkait erat dengan perilaku perusahaan dalam berinteraksi atau berhubungan dengan para pemangku kepentingan (Stakeholder).

Mengapa perusahaan harus menerapkan GCG:

1. Menjamin keputusan strategik dapat dilakukan dengan benar dan efektif
2. Mencegah terjadinya benturan kepentingan (conflicts of interest) berbagai pihak
3. Menjaga agar kepentingan manajer puncak selalu sejalan dengan kepentingan stakeholders
4. Meningkatkan kinerja perusahaan dan nilai pelaksana GCG.

Prinsip utama GCG terdiri dari:

1. Transparansi
2. Akuntabilitas
3. Responsibilitas
4. Independensi
5. Kewajaran & Kesetaraan

MEDCO sendiri ternyata sudah menerapkan prinsip-prinsip GCG sesuai prinsip dan tata nilai yang dikembangkan oleh Pak Arifin Panigoro berdasarkan nilai-nilai Professional, Terbuka, Etis dan Inovatif.  Dan kita sebagai karyawan harus mampu memahami, menyerap (internalisasi) dan menerapkan prinsip bisnis, tata nilai dan GCG yang telah diterapkan di lingkungan MEDCO.

Pentingnya Keberagaman Dalam Membangun Nilai-Nilai Bisnis

Kalimat judul diatas saya kutip langsung dari kata-kata yang disampaikan dalam pidato sambutan acara halal bihalal seluruh jajaran pimpinan dan karyawan lingkungan MEDCO GROUP.  Ibu Yani Panigoro, sosok yang tidak asing di lingkungan MEDCO tentu saja memiliki hubungan langsung dengan Bapak Arifin Panigoro.  Siapa dia? Silahkan browsing saja di google, maka anda akan menemukan sederet prestasi nyata untuk INDONESIA.

Kali ini kita tidak akan membicarakan tentang biografi mereka, jika anda tertarik maka rekomendasi buku yang bisa dibaca adalah Berbisnis itu (tidak) Mudah, buah pikiran karya nyata Bapak Arifin Panigoro dalam membangun perusahaan berbasis Oil & Gas yang mampu bersaing di level internasional. Hingga beliau dianugrahi gelar Doktor kehormatan dari Institute Teknologi Bandung (ITB) dibidang Technopreneurship.

Yang membuat saya sangat fokus pada pidato sambutan tersebut adalah pengambilan kata kunci yang mungkin hal itu suatu kata yang biasa namun ternyata sungguh menjadi fundamental.  Sebagian besar orang jika berpidato pasti mencoba menemukan topik yang pas sesuai tujuan acara, kemudian yang menarik dan sistematis agar terlihat sangat siap.  Namun yang saya dengarkan langsung dari pidato sambutan Ibu Yani Panigoro tidak satupun idealitas dalam mempersiapkan pidato ternyata tidak beliau tunjukkan.  Bahkan awal acara yang dibuka secara formal pun berhasil diambil alih dengan gayanya sendiri yang mirip-mirip seorang ice breaker dengan nuansa kehangatan. Apa yang beliau lakukan? Langsung saja mengajak partisipasif dari karyawan yang terpilih dimasing-masing unit bisnisnya untuk saling mengenal dengan menerka nama-nama pimpinan antar unit bisnis di lingkungan MEDCO GROUP.  Yang beliau pilih kriteria karyawannya adalah yang belum genap bekerja satu tahun di MEDCO GROUP.  Anda mungkin bisa membayangkan suasananya menjadi mencair dan fun.  Apalagi belum tentu karyawan yang terpilih tersebut mampu menyebutkan dengan benar nama-nama pimpinan yang sering duduk di kursi prioritas memikirkan strategi bisnis unitnya masing-masing. Bahkan sesekali dari mereka ada yang menyebutkan salah, atau kurang lengkap, adapula ya “pas” aja deh.

Dalam pidato sambutannya, sambil bercanda disebutkannya bahwa ada pesan khusus dari Bapak Hilmi Panigoro agar beliau membacakan artikel yang ditemukan di Koran yang merupakan tulisan salah satu Kyai yang terkenal di Indonesia.  Beliau membacakan artikel tersebut beberapa baris kalimat.  Namun yang menarik adalah kata kunci yang diambil dalam sambutannya adalah “keberagaman”.  Kita tahu bahwa bangsa Indonesia ini sedang diuji untuk masalah keberagaman dan perbedaan.  Namun dalam kalimat-kalimat pidatonya diungkapkan bahwa MEDCO GROUP sendiri terdiri dari keberagaman yang luar biasa.  Banyak perbedaan-perbedaan yang menjadi satu yang telah berkarya sampai dengan saat ini.

Disampaikannya bahwa keberagaman bukan hal yang menjadi soal di lingkungan MEDCO GROUP.  Justru keberagaman tersebut merupakan kekuatan yang nyata yang melebur menjadi value-nya MEDCO GROUP.  Apa itu? Yaitu Professional, Etis, Terbuka dan Inovasi.

Professional, tentu saja pengembangan bisnis di MEDCO GROUP itu terbangun atas kontribusi oleh orang-orang yang memiliki latar belakang bidang yang berbeda-beda. Seperti Engineer yang harus bekerja dengan tepat, Sekretaris yang harus mampu mengatur dan mengelola adminstratif perkantoran, dll.  Kita telah punya orang-orang yang bekerja dengan penuh tanggungjawab.

Etis, hal ini dikaitkan dengan keberagaman agama yang dianut oleh masing-masing karyawan.  Yang pasti adalah semua agama pasti mengajarkan etika norma yang baik.  Kita melakukan suatu hal yang baik dan meninggalkan yang tidak baik.  Dan hal ini sudah dikembangkan didalam value-nya MEDCO GROUP.

Terbuka, tentu saja antara orang satu dengan yang lainnya harus terbuka, saling mendukung dan memberikan rasa nyaman yang luar biasa. Terbuka dengan pengembangan bisnis yang menjadi peluang masa depan.

Inovasi, yang ditekankan bahwa banyak anak-anak muda yang sekarang bergabung di MEDCO GROUP yang dapat memberikan inovasi yang nyata untuk kemajuan unit bisnis di MEDCO GROUP.

4 (empat) value itu yang menjadi nilai-nilai positif yang harus diterapkan dan dikembangkan ditengah-tengah keberagaman yang kita miliki.  Dan saya kira memang sangat penting keterkaitan antara fundamental yang dimiliki menjadi kekuatan utama sebuah kelompok/organisasi.  Dan jika kekuatan tersebut tidak dapat dioptimalkan dengan formulasi nilai-nilai yang dianut maka fundamental itu akan rapuh, terkikis dan tidak akan lekang abadi terjaga untuk mencapai tujuan yang besar.

Oleh karena itu pentingnya fundamental kekuatan yang dimiliki harus diintegrasikan dengan nilai-nilai positif yang dianut untuk mencapai (bentuk) tujuan yang optimal.  Dan akan terus terjaga sampai dengan ke arah pengembangan maupun transformasi (tujuan) bisnis jangka panjang. (RV)

Bagaimana Cara Melakukan Transfer Knowledge Secara Sederhana?

ini adalah proses transfer knowledge yang didesain di dalam kelas. Yang melakukannya adalah senior tenaga ahli yang berpengalaman untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman kepada orang-orang yang memang dipersiapkan untuk mengikuti uji kompetensi. Iya kebanyakan mereka masih sangat muda. Saya "paksa" si Bapak keluar dari zona pensiunnya untuk mengajar dengan gayanya sendiri tapi esensi materi mengena dan tersampaikan. Alhasil mereka menikmati transfer pembelajaran yang sederhana dan bersahabat. Setiap pertanyaan langsung mendapatkan feedback termasuk hasil corat-coretnya. Terima kasih pak, meskipun anda sudah dimasa pensiun namun ilmu-mu tetap berguna!

Beliau adalah pensiunan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang ketenagalistrikan di Indonesia.  Kalo dari data yang saya miliki, beliau lahir di tahun 1939. Banyak asam garam yang telah dilalui dari obrolan ceritanya.  Mulai dari seorang “masinis” gardu induk begitu dia menyebut dirinya pada awal karirnya.

Pertama saya minta beliau untuk mengajar, memang tampak keraguan dengan kalimat yang halus. “jangan saya, bapak itu saja lah kan masih segar tuh, ungkap beliau”.  Namun saya yakinkan kedua bahwa si Bapak saya undang untuk bertemu dengan anak-anak muda, yang saya katakna bahwa mereka penerus ilmu anda nanti di bidang ketenagalistrikan.  Mereka ingin mendengar pengalaman Bapak, hanya itu saja. 

Akhirnya beliau bersedia hadir, dan ketika didalam kelas mulailah semangatnya kembali bersinar.  Ketika bertemu dengan trainee, tidak ada sedikit keraguan yang diawal muncul.  Saya fasilitasi dengan goal pembuka yang cukup bersahabat dan hangat sebelum kelas ini saya serahkan ke beliau.

Diluardugaan ternyata beliau ikutan mendapatkan transfer semangat dari para trainee yang kemudian bercerita pengalaman sampai dengan berbagi materi teknis yang merupakan ilmu specialist. 

Setiap pertanyaan dapat diresponnya dengan baik.  Sambil memberikan feedback jawaban lisan, beliau juga menuliskan di whiteboard sebagai jejak ingatan ilmunya.  Banyak sekali corat-coretan yang dituliskannya sambil menjelaskan detail teknis yang menurut mereka patut dipelajari.

Dengan gaya berbaginya, pengetahuan dan pengalaman sedikit demi sedikit mengalir ke area kognitif para trainee.  Secara langsung pembelajaran mereka dapat dari sumbernya langsung sebagai bagian dari “belajar dari pengalaman orang lain” serta inspirasi untuk mencapai keberhasilan dalam uji kompetensi nantinya. 

Implementasi Transfer Knowledge Dalam People Development Strategic

Salah satu implementasi program dari Knowledge Management (KM) adalah melakukan proses transfer knowledge.  Transfer knowledge adalah suatu proses mentransfer pengetahuan dan pemahaman yang dimiliki antara orang yang satu dengan orang lainnya dengan tujuan memperkaya tujuan pembelajaran. Proses upaya pembelajaran tersebut dengan cara pendistribusian pengetahuan berdasarkan hasil wawasan dan pengalaman yang diterapkan beserta  pemanfaatan pengetahuan tersebut untuk perolehan hasil kerja yang telah teruji optimal dengan tujuan yang jelas. Tujuan yang dimaksud adalah meningkatkan pengetahuan dari yang sebelumnya tidak tahu menjadi tahu, tidak paham menjadi lebih memahami.

Transfer knowledge dapat dilakukan oleh siapa saja asalkan orang tersebut memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dapat dibagikan kepada orang lain.  Dalam konsep people development strategic idealnya proses transfer knowledge dilakukan oleh orang-orang yang level senior yang termasuk dalam high performance di jabatannya.  Karyawan high performance tentu saja akan dapat bercerita banyak mengenai pengalaman langsung dalam menerapkan pengetahuan yang dimilikinya dalam menyelesaikan target pekerjaannya.

Proses transfer knowledge untuk technical erection tower SUTT transmisi line-2016_MFG

Prinsip dasar dalam melakukan proses transfer knowledge adalah motivasi instrinsik yang dimiliki adanya keinginan untuk “membagi”.  Dari pengalaman di bidang Human Capital Management  terungkap bahwa efektivitas pendistribusian pengetahuan agar dapat diterima baik oleh orang lain, maka orang pertama harus memiliki semangat berbagi.  Sehingga karyawan tersebut secara tidak sadar akan memerankan sebagai seorang guru atau seorang mentor ataupun seorang pembimbing/pengarah dengan tujuan agar orang lain minimal dapat menjadi seperti dirinya ataupun melebihi dirinya kelak.

Melakukan transfer knowledge tidak harus membutuhkan ruangan khusus seperti pada saat pelatihan pada umumnya, karena bisa dilakukan dimana saja dengan situasi yang belajar yang fleksibel dan situasional.  Hal ini justru memberikan keuntungan tersendiri bagi orang-orang teknik dilapangan yang biasanya “canggung” ataupun tidak terbiasa dengan suasana pembelajaran di kelas sebagai trainer.  Jika situasinya dikelas maka orang-orang teknis yang tidak terbiasa akan terlihat lebih kaku dalam memberikan materi presentasi maupun pelajaran secara tekstual.  Namun apabila orang-orang teknis dapat berbagi di lapangannya maka mereka akan terlihat “asyik” dengan pengalaman.  Iya sampai tidak disadari mereka bercerita sambil memperagakan dengan menunjukkan alat-alat yang dimilikinya.  Melakukan demo pekerjaan secara berulang-ulang dan dapat meyakinkan bahwa apa yang dilakukan itu sudag pernah dia lakukan dan bangga dengan keberhasilannya.  Dalam proses transfer knowledge di lapangan bagi orang teknik akan merasa lebih fleksibel karena memang itulah dunia sehari-harinya.  Dan mereka akan merasa senang apabila terdapat orang lain yang datang untuk belajar secara langsung (direct learning).

Sekarang anda tinggal pilih dimana untuk dapat berbagi pengetahuan dan pemahaman yang dimiliki untuk orang lain? Mau di dalam kelas atau di luar kelas (area kerja) tingga kita mantapkan niat untuk mengembangkan orang lebih baik.  Jika anda sudah melakukan transfer knowledge kepada orang lain secara terus menerus, maka tahapan selanjutnya dalam knowledge management adalah standarkan materi yang telah anda sampaikan dalam modul materi pembelajaran, sehingga orang lain dapat membaca hasil karya dari pengetahuan dan pemahaman yang anda miliki. Sehingga ilmu anda akan bermanfaat untuk orang banyak yang membacanya.

[InHouse Training] Program Pengembangan Profesional Service Excellent Guna Peningkatan Kualitas Mutu Pelayanan Prima pada Perusahaan Mitra

Ketika saya diminta untuk melakukan analisa permasalahan terkait dengan kebutuhan pengembangan bisnis perusahaan, ini merupakan tantangan tersendiri bagi saya untuk menjadi mitra strategis dalam manajemen pengembangan.  Pimpinan manajemen sangat terbuka dengan visi dan misi perusahaan yang akan dikembangkannya untuk jangka panjang.  Sebuah perusahaan yang sudah lama tumbuh berkembang dan miliki aset history yang sudah memiliki branding di area pangsa pasarnya. Hal yang menarik adalah bahwa perusahan yang sudah memiliki branding besar ternyata memiliki permasalahan pengembangan yang signifikan terhadap kompetitor-kompetitor merk dagang lain dari luar yang mulai ekspansi produk di area pangsa pasar.  Hal ini tentu saja menjadi tantangan baru bagi pimpinan manajemen untuk lebih mengembangkan nilai strategi bisnis untuk tetap menjadi branding nomor satu di hati pelanggan.

Potensi terbesar perusahaan ini adalah bahwa mereka sudah memiliki pelanggan-pelanggan yang loyal terhadap kualitas produknya.  Pelanggannya pun tidak hanya dari satu kalangan, namun sudah mendapatkan tempat untuk semua kalangan.  Kualitas produk yang bermutu tinggi, diproses secara natural dan memiliki kualitas yang unik dibandingkan branding lainnya.

Permasalahannya adalah bahwa sekarang untuk produk-produk serupa dan lebih modern banyak ditemukan di area pangsa pasarnya.  Justru produk-produk yang dikeluarkan oleh kompetitornya terlihat lebih inovatif.  Tidak hanya permasalahan produk namun kualitas pelayanan pun menjadi nilai penting dalam menggaet potensi-potensi konsumen agar dapat berpindah ke produk yang memiliki nilai modern.

Salah satu yang saya temui dalam proses pelayanan yang dimiliki perusahaan ini ternyata belum sepenuhnya optimal berfokus pada pelayanan kepuasan konsumen.  Pada umumnya karyawan melakukan rutinitas bekerja secara transaksional, dimana pelanggan datang, transaksi dan selesai. Nilai inilah yang saya kira belum optimal dalam proses pelayanan.  Pada prinsipnya adalah proses pelayanan tidak hanya melayani saja tapi juga perlu memastikan kepuasan terhadap produk dan menjamin konsumen tersebut untuk tetap kembali membeli produk yang memiliki nilai kualitas tersebut. 

Program Pengembangan Profesional Service Excellent Guna Peningkatan Kualitas Mutu Pelayanan Prima menjadi salah satu hasil analisa saya sebagai model pengembangan yang tepat selain pengembangan sistem yang harus dibuat.  Metode program pengembangan tersebut diberikan melalui model pelatihan.  Pada pelatihan ini saya mengajak para karyawan untuk menyadari bersama melalui nilai-nilai experimental. Mereka harus menyadari bahwa “Sudah berapa lama anda bekerja di perusahaan ini? Seberapa paham anda  tentang produk yang dijual oleh perusahaan ini? Seberapa paham anda tentang visi & misi perusahaan ini? Apakah ada perbedaan ketika anda awal-awal karir bergabung dengan perusahaan ini dibandingkan situasi sekarang? Seberapa anda sadar akan kompetitor perusahaan ini? Seberapa anda yakin dengan pangsa pasar perusahaan ini, perusahaan tetap jaya dan anda tetap bekerja di sini? Apa yang anda pikirkan jika perusahaan tiba-tiba mengalami kebangkrutan?”

Prinsip utama yang harus dicermati dalam konsep professional service excellent adalah bahwa mendapatkan kesetiaan pelanggan lebih sulit daripada mendapatkan pelanggan, terlebih bila berkecimpung di dalam kompetisi pasar yang ketat.  Kompetitor merek besar mungkin unggul dalam hal harga dan kuantitas produk. Namun Cuma ada satu senjata ampuh untuk memenangkan kompetisi itu, dan hal ini sering kali terabaikan yaitu pelayanan prima.

Pelayanan Prima adalah pelayanan yang sangat baik dan atau pelayanan yang terbaik, sesuai dengan standar yang berlaku atau dimiliki oleh perusahaan yang memberi pelayanan sehingga mampu memuaskan pihak yang dilayani (pelanggan). Pelayanan yang memuaskan atau pelayanan prima akan membuat pelanggan bertahan dan tidak kabur ke pesaing produk sejenis. Dalam hal ini maka perusahaan wajib melayani pelanggan dengan baik agar merasa puas, setia, jadi bagian dari kesuksesan perusahaan.

Dalam implementasi Peningkatan Kualitas Mutu Pelayanan Prima, variabel-variabel penting yang perlu dipelajari oleh karyawan antara lain:

1. Membuat sistem dan pemahaman baik tentang pelayanan prima
2. Karyawan mampu menomorsatukan pelanggan, artinya mereka bekerja harus mampu memusatkan perhatian pada pelanggan
3. Skill karyawan dalam memberikan pelayanan yang efisien
4. Skill karyawan dalam melakukan pendekatan personal dengan pelanggan
5. Skill karyawan dalam membina hubungan baik dengan pelanggan
6. Skill komunikasi persuasif dan negosiasi dan bargaining positif
7. Pengukuran terhadap tingkat kepuasan pelanggan

Hal-hal yang harus dipahami karyawan dalam memberikan kualitas pelayanan prima yaitu kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan. Kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan. Kualitas itu mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia, dan lingkungan. Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi standar atau harapan.

Kita tahu bahwa harapan utama dari seorang pelanggan adalah memperoleh kepuasan dengan pengorbanan yang sebanding. Kuncinya adalah dipenuhi dulu harapan para pelanggan internal, kemudian barulah kita akan mendapat dukungan untuk dapat memenuhi harapan para pelanggan eksternal.  Faktor-faktor yang harus dicapai antara lain:

1. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.
2. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau ketepatan pelayanan.
3. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.
4. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan.
5. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas pendukung lainnya.
6. Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi, dan petunjuk/panduan lainnya.
7. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain.

Pada dasarnya pelayanan terhadap konsumen tergantung pada karyawan GARDA DEPAN yang melayaninya. Namun, agar pelayanan menjadi berkualitas dan memiliki keseragaman, setiap Customer Service, Sales Pemasaran, Center Penjualan, dll perlu dibekali dengan pengetahuan yang mendalam tentang dasar-dasar pelayanan diatas. Pelayanan terkait dengan faktor pencapaian kualitas. Kualitas yang diberikan tentunya harus sesuai dengan standar tertentu yang diinginkan perusahaan. Tanpa standar tertentu, GARDA DEPAN akan sulit untuk memberikan pelayanan yang berkualitas.  Perusahaan akan sulit bersaing mengembangkan pangsa pasar strategis masa depan.

Selamat berimplementasi, semoga dapat memberikan perubahan dalam proses pelayanan.

[Human Talent] Bagaimana HRD Mengembangkan Karyawan yang Bertalenta?

Penerapan human capital dalam manajemen pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan adalah modal utama bagi pengembangan aset-aset yang bertalenta.  Diperlukan komitmen yang kuat dari manajemen dalam pengembangan talenta yang berbasis kompetensi dan karir karyawan.  Implementasinya pun diharapkan tidak setengah-setengah dalam mengembangkan sistem yang strategis dalam pencapaian karir karyawan di dalam perusahaan tersebut.  Oleh karena itu struktur karir yang jelas, job grading yang tersistematis, sistem seleksi yang berbasis kompetensi, sistem pelatihan dan pengembangan yang terorganisir serta dukungan manajerial semua lini di perusahaan merupakan komponen-komponen penunjang dalam penerapan Talent Management Sistem (Sistem Manajemen Talenta).

Apa itu manajemen talenta? Talenta adalah orang - orang yang memiliki kualitas unggul ataupun terbaik dari proses seleksi yang kemudian dikembangkan, dibina oleh sebuah sistem organisasi untuk proses jangka panjang. Merekalah orang-orang yang sudah dipersiapkan untuk menjadi pemimpin perusahaan di masa mendatang.  Prinsip dasar manajemen talenta menurut penjabaran di atas adalah memilih, mengembangkan dan mematangkan.  Talent management berarti bagaimana sebuah organisasi mengelola sumber dayanya mulai dari proses rekrutmen, penempatan pegawai, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan karir, sampai pegawai meninggalkan perusahaan (employee separation) sehingga pada akhirnya tujuan-tujuan organisasi dapat tercapai (Lewis, 2006). Talent management atau manajemen  talenta adalah suatu proses dalam manajemen SDM terkait tiga proses yaitu:

1. Mengembangkan dan memperkuat karyawan baru pada proses pertama kali masuk perusahaan (onboarding).
2. Memelihara dan mengembangkan pegawai yang sudah ada di perusahaan.
3. Menarik sebanyak mungkin pegawai yang memiliki kompetensi, komitmen dan karakter unggul bekerja pada perusahaan.

Jadi jika perusahaan anda menerapkan konsep human talent, maka ketika sudah mendapatkan karyawan dari proses rekrutmen & seleksi otomatis tidak berhenti disitu, akan tetapi terdapat rencana-rencana pengembangan untuk tahap selanjutnya bagi pengembangan talenta.  Sedangkan perusahaan yang melakukan manajemen talenta dari proses asessment center internal maka karyawan-karyawan yang bertalenta itulah yang dimasukan di dalam Talent Pool Mapping.

Lantas mengapa perusahaan perlu menerapkan sistem manajemen talenta? jawabannya bukan hanya alasan perusahaan menerapkan human capital dalam pengelolaan SDM saja. Namun disebabkan karena tuntutan pengembangan organisasi dalam perekrutan karyawan.  Sejarah  mencatat banyak permasalahan-permasalahan dalam perekrutan karyawan yang ditemukan dalam era perkembangan jamannya.  Jika kita flashback, periode tahun 1980an adalah permasalahan industralisasi yaitu peralihan dari masyarakat agraria menuju pembangunan sektor industri. Sejarah mencatat bahwa Indonesia adalah negara agraris. Pada tahun tersebut indonesia telah mencapai swasembada pangan pada sektor agraris.  Peralihan dari sektor agraris ke sektor industri tentu saja membutuhkan tuntutan pengetahuan dan ketrampilan yang lebih dan pemenuhan sumber daya yang sesuai dengan pembangunan sektor industri.  Sehingga pada tahun tersebut kita mengenal model perekrutan sistem padat karya.

Periode tahun 1990an terkait permasalahan pembangunan ekonomi, dimana iklim investasi perusahaan-perusahaan mulai terbuka. Sektor industri semakin meluas, industri pangan, manufaktur, perdagangan, produk, jasa, perbankan & investasi, ekonomi kreatif, dll. Skill yang dituntut oleh masing-masing perusahaan semakin kompleks. Namun sistem pendidikan professional masih terbatas. Sehingga muncul adanya strata tenaga kerja terdidik dan tenaga kerja terampil.

Periode 2000an era milenium terkait dampak reformasi politik mengakibatkan krisis moneter. Perusahaan kecil bangkrut dan perusahaan besar bertahan. Disisi lain investor-investor mulai membangkitkan iklim ekonomi kembali. Perusahaan-perusahaan mulai melakukan reformasi dan restrukturisasi seperti merger, akuisisi dan lain-lain.  Sehingga proses perekrutan yang dibutuhkan adalah orang-orang professional yang siap untuk kondisi-kondisi diatas. Muncul penerapan sistem manajemen multinasional dan internasional, budaya organasasi, health & safety system, leadership, dll.  Dan diakhir 2000an bermunculan konsep management trainee, Outsourching, ODP, dll.

Periode tahun 2010an terkait permasalahan era globalisasi. Perusahaan mulai melakukan pengembangan organisasi. Ekspansi perusahaan dengan menambah nilai investasi. Munculnya istilah people asset, The right man and the right place/job.  Terdapat pula Perusahaan kesulitan mendapatkan orang yang benar-benar sesuai dengan jabatannya. Tidak optimalnya komitmen karyawan menyebabkan “kutu loncat” serta Outsourching bermasalah. Ditambah permasalahan periode tahun 2014an terkait era Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) 2015. Perusahaan mulai mempersiapkan diri dengan MEA 2015.  Perusahaan mulai merencanakan Strategic bussiness development.  Penerapan konsep Potential people. Adanya People competition. Tuntutan HR Champions, Future Leader, dan Career optimistic employee.

Permasalahan pada era tuntutan saat inilah yang mendorong perusahaan untuk menerapkan manajemen talenta untuk menjawab permasalahan di atas. Karyawan adalah sebagai aseet yang nilai investasinya akan bertambah seiring dengan pengembangan kompetensi dan karirnya di dalam perusahaan.  Oleh karena itu harus dijaga, dipertahankan dan dimatangkan agar mencapai “talent star” yang terencana.

Bagaimana menerapkan Talent management System? tentu saja diperlukan strategi yang sistematis dan terencana.  Strategi sistem manajemen talenta yang dapat diterapkan antara lain:

1. Siklus organisasi yang selalu dimulai  dari Embroynic (tumbuh berkembang, dewasa dan maturity)
2. Perusahaan melakukan ManPower Planning System (MPP) secara kuantitatif dan kualitatif
3. Perekrutan karyawan dengan menggunakan SOP Rekrutmen
4. Sistem seleksi SDM yang terintegrasi dengan competency based HRMS
5. Pengukuran seleksi SDM menggunakan alat ukur yang terstandar
6. Program pelatihan & pengembangan berbasis career management system
7. Pengelolaan manajemen kinerja berdasarkan key performance indicator (KPI)

Perbedaan prinsip utama dalam selection management system adalah perusahan mencari orang-orang yang berpotensi dengan minimal GAP diatas angka 0 antara kompetensi dengan standar tuntutan jabatan (catatan GAP minus – tentu saja kandidat tersebut tidak layak).  Jadi jika saya akan merekrut seorang marketing dan mendapatkan GAP +6 maka proyeksi saya adalah marketing supervisor (GAP minimal SPV +6). Dengan potensi GAP +6 adalah bahwa orang tersebut bisa dikembangkan dengan optimal.  Sehingga rencana pengembangan akan terarah secara sistematis dilakukan oleh divisi pengembangan/HRD.

Perangkat utama yang perlu dipersiapkan ketika perusahaan akan menerapkan human talent berbasis talent management system adalah softskill talent untuk divisi HRD, Form Kompetensi Individu, Form Talent Mapping Karyawan, serta integrasi sistem training center yang terukur dan sistem promosi yang berjenjang dan terencana.